Dedutibilidade de despesas de custeio por titulares de serventias: Impactos da Solução de Consulta Cosit nº 79/2026

A Receita Federal, por meio da Solução de Consulta Cosit nº 79, de 14 de maio de 2026, voltou a delimitar com rigor os requisitos para que os serventuários da Justiça, tabeliães, notários, oficiais de registro e demais titulares de serviços notariais e de registro, possam deduzir, no livro-caixa, as despesas de custeio para fins de apuração do IRPF (carnê-leão e Declaração de Ajuste Anual). Embora a manifestação seja, em princípio, favorável ao contribuinte, o reconhecimento da dedutibilidade está condicionado ao cumprimento estrito de requisitos cuja inobservância pode levar à glosa e à lavratura de auto de infração.

É oportuno recordar que, por receberem rendimentos do trabalho não assalariado (emolumentos e custas), os serventuários submetem-se ao recolhimento mensal obrigatório do IRPF (carnê-leão) e ao ajuste anual na DAA, podendo a alíquota efetiva alcançar 27,5%. O livro-caixa é o instrumento que permite a redução da base de cálculo do imposto pela escrituração de receitas e despesas, sendo, portanto, a peça central de qualquer planejamento tributário lícito da atividade cartorária.

No caso analisado, que envolvia a contratação, sem vínculo empregatício, de empresa especializada em preparação de documentos, apoio administrativo, assessoria, consultoria, coleta, processamento, armazenamento e integração de dados digitais relacionados a processos judiciais, a Cosit admitiu o enquadramento dos pagamentos como despesas de custeio. Apesar disso, o ato interpretativo afirmou que cabe ao próprio contribuinte realizar o enquadramento, escriturar a despesa em livro-caixa e manter a documentação comprobatória à disposição da fiscalização enquanto não consumadas a prescrição ou a decadência. Ou seja, Administração não validou ou autorizou, em abstrato, qualquer dispêndio terceirizado, limitando-se a fixar a interpretação dos dispositivos legais aplicáveis. Nesse sentido, a solução de consulta consolidou cinco requisitos cumulativos para a dedutibilidade: a despesa deve ser (i) necessária à percepção da receita ou à manutenção da fonte produtora; (ii) normal ou usual no tipo de operação; (iii) pertinente à atividade desenvolvida; (iv) comprovada por documentação idônea; e (v) escriturada em livro-caixa. A ausência de qualquer destes elementos compromete integralmente a dedução.

O ponto mais sensível, sob a ótica da fiscalização, é o ônus probatório, atribuído integralmente ao serventuário. Isso porque notas fiscais com descritivos genéricos, tais como “consultoria”, “serviços administrativos”, “tecnologia”, tendem a ser insuficientes para sustentar a dedução em autuação. Desse modo, é recomendável que contratos, ordens de serviço e documentos fiscais demonstrem, com precisão, o vínculo entre o serviço contratado e a operação cartorária. Outro ponto que merece atenção é o limite temporal, já que as deduções não podem superar, no mês, a receita da atividade, de modo que o excedente eventual pode ser compensado nos meses seguintes do mesmo ano-calendário, mas o saldo remanescente em dezembro não pode ser transposto ao exercício seguinte.

Por fim, é necessário alertar que a publicação da Solução de Consulta sinaliza não apenas aos contribuintes, mas também ao próprio Fisco, que esse tipo de despesa deve entrar no radar da fiscalização, o que aumenta a probabilidade de questionamentos em malha fina e autuações de serventuários que utilizem a rubrica sem o devido suporte documental. Diante desse cenário, recomenda-se aos titulares de serventias, que já utilizam as deduções, que realizem trabalho de conformidade tributária sobre as despesas atualmente escrituradas no livro-caixa, revisando contratos e documentação fiscal de prestadores terceirizados, identificando pontos de fragilidade probatória e estruturando rotinas de governança fiscal aptas a sustentar a dedução em eventual procedimento de fiscalização. Além disso, estamos à disposição para auxiliar os titulares de serventias, que ainda não empregam a dedutibilidade, a implementar, de forma segura, essa medida de relevantíssima economia tributária.